AI 做 Excel：排班表和工程表，連公式一起生出來

這是什麼

這篇講的不是某一個工具，是一套做法：把「你要什麼樣的 Excel」寫成一段指令交給 AI，它會連公式一起生出來。免費帳號就能開始，做出來的檔案打開後動一下下拉選單，整張表會自己重畫。

出處是日本上班族うちた（@uchita_success）。他在 2026 年 7 月 26 日的 note 文章裡放出三支完整指令和三個做好的 Excel 檔，全部免費，8 月 18 日又在 X 補了一篇長文說明原理（2026-09-03 查證）。三個範例分別是專案工程甘特圖、24 小時排班看板、設備稼動損失看板。

為什麼它不用巨集也會動

這是整件事最聰明的地方，也是最值得學的一句話。

甘特圖上那些彩色長條，不是畫上去的圖形，而是一格一格的儲存格。每一格裡有一條公式在判斷「這一天在不在這個任務的期間內」，判斷結果再交給「設定格式化的條件」自動上色。

所以長條不是被畫出來的，是被算出來的。

你把上面的下拉選單從「標準計畫」切成「延遲補救」，開始日和工期跟著換，幾千格同時重新計算，圖就自己重畫了。不需要巨集，也不需要 VBA。

我照這個機制自己做了一個八個任務、三十天的小版本實測過：切換方案之後長條整排往右移，總工期從 27 天變成 32 天，全部是公式算出來自動上色的，零巨集（2026-09-03 實測）。這個做法是真的成立。

誰需要

• 每個月都要重排一次班表的人：排完還要自己找哪裡連上太多天、哪裡人手不夠
• 要把工程或專案進度做成一張圖給主管看的人
• 需要比較「照計畫走」跟「已經延遲了」差多少的人：兩個版本切著看，不用做兩份檔案
• 不會寫巨集、也不打算學的人：這套做法從頭到尾都用公式

要不要錢

免費就可以開始，但要分清楚兩條不一樣的路。

第一條，免費：叫 AI 產出一個 Excel 檔給你。 Claude 的免費帳號就能在對話視窗裡產出可下載的 .xlsx，官方說明頁寫明「Free、Pro、Max 方案的程式執行與檔案產出功能預設開啟」，單檔上限 30MB。ChatGPT 免費帳號的資料分析功能也能產檔（2026-09-03 查證）。這條路做出來的檔案，你自己用 Excel 打開就能動。

第二條，付費：直接在 Excel 裡叫它改。 Claude for Excel 是裝在 Excel 側邊欄的增益集，2026 年 1 月 24 日起開放給 Pro 用戶，每月 20 美元。官方文件明列它可以「排序、篩選、編輯樞紐分析表、套用設定格式化的條件、建立資料驗證下拉選單」，免費帳號不能用（2026-09-03 查證）。

另外 OpenAI 也有官方的 ChatGPT for Excel 側邊欄增益集，說明頁寫明免費帳號可以用但是限量。Excel 內建的 Copilot 則要付費的 Microsoft 365（2026-09-03 查證）。

原作者本人是用 Claude Code 跑的。這條路不建議一般上班族走，因為 Claude Code 免費帳號完全不能用，官方寫明最低要 Pro，而且要開終端機。

怎麼開始

第一步：挑一個 AI，先從免費的開始

想省事又不想看英文，用 ChatGPT，介面有完整繁體中文。

想要公式最可靠，用 Claude。原因是 Anthropic 官方在產 Excel 的規則裡白紙黑字寫著「要用公式，不可以寫死結果」，這正好是這整套會不會動的命脈。缺點是介面沒有中文，不過對話本身打繁中完全沒問題。

兩家都可以，先用免費的試。

第二步：把這段貼進去

下面這段是入門版，先跑通三張表再往上加。原作者的六張表完整版在他的文章裡（本頁上方的連結）。

把「前提」那幾行改成你自己的，其他不用動：

# 任務
用一個 Excel 檔建立專案的「工程看板」。
不使用巨集與 VBA，只用公式和「設定格式化的條件」，
切換方案時整張表會重新繪製，達到這個狀態才算成功。

## 前提（改成你自己的）
- 專案：（寫你的專案名稱）
- 期間：12 週，每日一格
- 團隊：（列出三到五個你公司的部門）
- 方案：標準計畫／延遲補救
- 任務：約 30 項，自動分配到上面的團隊

## 要做的工作表
1. 工程甘特圖（主表）：一列一個任務乘上每日格線，依團隊分色，基準日畫一條紅色直線
2. 任務資料：開始日、工期、人數、進度，兩個方案分別記錄
3. 人力負荷：統計每日同時投入的人數

## 操作機制
- 甘特圖上方放一個下拉選單切換方案
- 改了之後長條和 KPI 全部要用公式連動
- 長條要用儲存格公式加「設定格式化的條件」畫出來，不可以用圖形

## 限制
- 禁止巨集、VBA。只能用公式
- 請用真正的 Excel 公式字串，不要寫入計算後的數值
- 表頭放 KPI：工作天數、總工時、尖峰人力、進度
- 完成後重新計算全部公式，確認零錯誤再交件

## 輸出
- 一個 .xlsx 檔，打開後動下拉選單就會跟著變

第三步：拿到檔案，一定要用電腦打開一次

這一步最多人卡住。

AI 產出來的檔案，裡面的公式是「還沒算過」的狀態。你如果用手機、用雲端硬碟預覽、或用通訊軟體的預覽功能打開，會看到一片空白，以為檔案壞掉了。

它沒壞，只是還沒算。用電腦版 Excel 或 Google 試算表打開一次，公式就會全部算出來。

我實測過，同一個檔案用 Excel 開過再存一次，檔案大小從 10,969 位元組變成 14,106 位元組，多出來的就是算好的值（2026-09-03 實測）。

順帶一提，打開之後不必再花任何錢。免費 Microsoft 帳號的 Excel 網頁版就支援「設定格式化的條件」的自訂公式規則，也支援資料驗證下拉選單。唯一不能跑的是巨集，而這套做法本來就不用巨集。

第四步：驗收三件事

一、點一格長條，看上面的資料編輯列有沒有等號。有等號才是活公式。

如果只是數字，代表 AI 把算好的答案填進去了，那張表改了日期不會重畫，要退回去請它重做。

二、動一下下拉選單，看整張圖有沒有跟著變。 這是原作者定的成功條件，沒變就是沒做到。

三、把欄位拉寬再檢查有沒有錯誤格。 這一點我自己踩到：一開始看到 ########，以為只是欄太窄，拉寬之後才發現底下藏的是真正的 #VALUE! 錯誤。欄寬會遮住真正的問題。

換成你自己的行業

原作者說得很清楚：要改的只有「前提」那幾行，「要做的工作表」以下不用動，因為那段寫的是 Excel 的做法，不是產業內容，換主題一樣有效。

他示範的三種換法：新廠啟用改成 52 週、團隊換設備和品保；新品上市改成 20 週、團隊換商品開發和行銷；招募計畫改成 26 週、團隊換人資和用人單位。方案也一樣換成你想比較的版本。

卡住了怎麼修

表格看起來對，但改了日期整張圖不會重畫。 這是最常見的一種，原因是 AI 只寫了數字沒寫公式。在指令裡明講「請用真正的 Excel 公式字串，不要寫入計算後的數值」，上面那段入門指令已經放進去了。

Excel 跳出「檔案已損毀，是否修復」，修復後公式不見了。 已知的原因是 AI 寫入了比較新的函數但缺少相容前綴。回頭跟它說「請改用 IF、AND、OR、SUMPRODUCT 這類舊版函數重做一次，不要用 IFS、TEXTJOIN、SWITCH」。

ChatGPT 給的下載連結點下去說檔案不見了。 它的執行環境是暫時的，閒置一段時間就被回收。檔案一出現就馬上按下載；已經失效就在同一則對話回「連結失效了，請重新產生一次檔案」。

做到一半 AI 就叫不動了。 兩家的免費額度都是浮動的，而且官方都不公布確切數字。分段做會比較順：先叫它產骨架，再分次補上色和下拉選單。

一句指令就一次做好？不要期待。 目前找不到任何人用免費方案重現「一句話一次成功」的公開紀錄，原作者本人是用 Claude Code 跑的。實際的做法是先給一段總指令，再用三到五次追問，把公式、上色、下拉選單一項一項補齊。

小提醒

原作者的排班表指令裡有一段法規檢查，但那是日本的規定，台灣不一樣。原文寫的是「連上超過 6 天」「班與班之間休息不足 11 小時」「單月加班超過 45 小時」。

對照台灣的勞基法：連續出勤的部分是第 36 條的七休一，每七日應有一日例假；輪班換班間隔至少連續 11 小時是第 34 條，這條一致；單月延長工時的上限是 46 小時不是 45，寫在第 32 條，經工會或勞資會議同意可放寬為三個月不超過 138 小時。

如果你要拿那支指令排台灣的班表，記得把這三個數字換掉。這三條是給 AI 當判斷規則用的，不等於法律意見，實際合不合法請以你公司的人資或勞動主管機關的說明為準。

另外兩件要先知道的事。第一，原作者免費放出來的是三個 Excel 檔，影片裡展示的其他幾份在他每月 980 日圓的會員專區裡。第二，官方對 Claude for Excel 有一則安全提醒：只對你信任的試算表使用，外部來源的檔案可能藏有指令，會誘導它做出你沒有要求的動作。

本文發表於 2026-09-03。文中資訊為發表當時查證，之後可能調整，實際請以各官方頁面為準。